אראל שרף מנהל פיתוח בכיר בחברת דרופבוקס
בשנת 2020 הכרזנו על התוכניות שלנו להפוך לחברת Virtual First – מהלך שמיצב אותנו כאחת החברות הראשונות שעברו לעבודה מרחוק באופן קבוע. כחברה המפתחת מוצרים לצוותי עבודה מבוזרים, היינו בעמדה ייחודית שאפשרה לנו לחזות מהו הכיוון העתידי של סביבת העבודה. למרות שאנחנו עדיין בראשית הדרך, השנה הראשונה של Virtual Firstהחכימה אותנו מאד.
Virtual First הוא מהלך נועז עבור דרופבוקס: חישבנו מסלול מחדש כיצד להתנהל, כדי שהעובדים יוכלו להפיק את המיטב מעצמם ולבצע את עבודתם בצורה הטובה ביותר. הגישה שלנו משלבת בין המרכיבים הטובים ביותר של מפגשים חברתיים פיזיים ובין אינטראקציה בין-אישית במרחב הוירטואלי מרחוק. זאת בדגש על שמירה על קשרים אישיים, גמישות ואיזון בין עבודה לחיים. לקחנו בחשבון ששינוי בקנה מידה כזה ידרוש לימוד והתאמות תוך כדי תנועה.
כחלק מהמחויבות שלנו ללמוד ולהשתפר, קיבלנו משובים מצוינים מהעובדים שלנו. להלן מספר דברים שגילינו כעבור שנה.
1. קשה יותר לבנות מערכות יחסים מעבר לצוותים הקרובים
העובדים שלנו דיווחו שבמעבר לVirtual First-, הקשרים עם חברי הצוות הקרובים שלהם נותרו חזקים, אולם הם התקשו לטפח קשרים רחבים יותר בתוך החברה מעבר לעבודה היומיומית שלהם. המחקר שלנו – שבחן שייכות וחיבורים וירטואליים ואחרים, על בסיס ראיונות עם עובדי דרופבוקס, אנשי אקדמיה, תיאורטיקנים חברתיים ועיתונות – תומך בממצאים אלה.
בעוד שחזוןVirtual First כולל אינטראקציה אישית במובן מסוים, מגבלות הקורונה בשנתיים האחרונות צמצמו את ההזדמנויות לטפח סוג של קשרים ספונטניים שעשויים להתפתח בסביבת העבודה הפיזית הרגילה. ללא היכולת להיתקל בעמיתים לעבודה במשרד או בשיחות במטבחון, קשה יותר לפגוש אנשים מעבר לצרכי העבודה היומיומית.
קשרים מסוג זה הם המפתח לבניית תרבות ארגונית ויצירת תחושת שייכות אמיתית. הם פועלים כגשרים המאפשרים זרימה של רעיונות ומידע, וכן שילוב של פרספקטיבות שונות, כדי לעורר רעיונות חדשים. ל-Dropbox Studios (משרדים המעוצבים במיוחד לצורך מפגשים וסדנאות), יהיה תפקיד מרכזי ביצירת מרחב בו יוכלו אנשינו לשתף פעולה פנים אל פנים. אולם המאמצים שאנו משקיעים בבניית הקהילה הווירטואלית שלנו חשובים לא פחות מתכנות בזוגות (pair programing), והם מחזקים את הקשרים באינטראקציות היומיומיות שלנו, בין המפגשים פנים-אל-פנים.
אנחנו מנסים רעיונות חדשים שיסייעו לעובדים שלנו לחזק את הקשר מרחוק, לדוגמא פעילויות חברתיות מרחוק כגון מפגש קפה צוותי בזום ויצירת טקסי גיבוש צוותיים.
מיזם חדש נוסף שהושק לאחרונה הוא Dropbox Neighborhoods.
קבוצת Neighborhoods , מנוהלת על ידי מנהלי קהילה מקומיים, מחברת עובדים שגרים קרוב זה לזה – החל מאירועים חברתיים, ימי התנדבות ועד מפגשים לא פורמליים. אנחנו מעודדים את העובדים לשתף חוויות מחיי היומיום שלהם, טיול יפה שעשו או המלצה על מסעדה טובה.
כדי לחבר בין עובדים ברחבי העולם יזמנו סדרת מפגשי Coffeebox, מדובר באפליקציה שמחברת שניים או שלושה אנשים באופן רנדומלי לשיחת חולין על קפה בזום. אנו מקווים שבכך נצליח לטפח תחושת שייכות מקומית וגלובלית עבור כל העובדים, בכל מקום שהם נמצאים בעולם.
2. מנהלים מעולם לא היו חשובים יותר
Virtual First הוא שינוי התנהגותי שאפתני הקורא תיגר על מוסכמות של מאה שנה בנוגע לשיטות עבודה מוכחות. לא ניתן לחולל את השינוי מבלי שהמנהלים שלנו יתנו דוגמא אישית. במיוחד בסביבת עבודה מרוחקת, המנהל והצוות הקרוב הם לרוב האמצעי העיקרי ללמד עובדים כיצד לבצע דברים ולחוות את תרבות החברה.
זו הסיבה שלאחרונה תכננו ויצאנו בפיילוט של הכשרת מנהלים המבוססת על המחקר שלנו בנוגע ליעילותו של המנהל. הדבר מסייע למנהלים לתקשר לעובדים מטרות ןיעדים, לבנות מערכות יחסים וליצור ביטחון פסיכולוגי – היבטים מרכזיים בעבודה בסביבה וירטואלית.
אנחנו גם מקיימים סדנאות של אימון הדדי (peer coaching) בקרב קבוצות המנהלים שלנו. הסדנאות מחברות בין מנהלים, העוזרים אחד לשני להתמודד טוב יותר עם האתגרים העומדים בפניהם.
בנוסף, יצרנו תכנים ללימוד עצמי, שמציידים את המנהלים באמצעיים ושיטות המסייעים לצוותים שלהם להצליח ב-Virtual First. לדוגמא, ערכת הכלים הווירטואלית הראשונה שלנו זמינה לציבור הרחב, וכוללת תרגילים מעשיים וידידותיים לסביבה וירטואלית, המסייעים לצוותים לשגשג בסביבת עבודה מבוזרת.
3. עובדים זקוקים לתקשורת ומסרים ברורים
שינוי התנהגותי בקנה מידה כזה הוא קשה, אולם למדנו שעקביות בתקשורת והמסרים הם המפתח להצלחה בסביבת עבודה מרוחקת.
לדוגמה, אנו משתמשים בתוכנה כמו ally.io כדי לייצר שקיפות ולאפשר לעובדים לעקוב טוב יותר אחר ההתקדמות יעדי החברה. השקנו דוא"ל דו-שבועי 'tLDR' למנהלים, המספק עדכונים רלוונטיים שמנהלים יכולים לשתף עם הצוותים שלהם, באופן המקטין את עומס המידע. בנוסף, אנו מספקים הדרכה מתמשכת כיצד להצליח בסביבת Virtual First – כגון כיצד לבנות הרגלי שימוש טובים יותר בכלים וכיצד לכתוב ולתקשר בצורה פשוטה ואנושית.
4. אימוץ שיטות Virtual First הגדילה את הפרודוקטיביות והאיזון בין החיים לעבודה
שינוי בסדר גודל כזה חייב אותנו גם לחשוב מחדש כיצד, מתי ומדוע אנו מתקשרים בעבודה. גילינו כמה שיטות עבודה חדשות ששיפרו את המצב באופן משמעותי.
לדוגמא, אנו יודעים שכדי להצליח בסביבת Virtual First העובדים חייבים לעבור שינוי תפיסתי ממצב של פגישות סנכוניות בלבד למצב של תקשורת א-סינכרונית ככל האפשר. שיוני כזה מביא ליותר גמישות ויותר מיקוד בשגרת היום. ביקשנו מהעובדים להסיר את כל הפגישות המיותרות מהיומנים שלהם, ולפני שקובעים פגישה לשקול היטב האם היא באמת נחוצה.
לאחר יותר משנה אנחנו רואים סימנים חזקים לכך שהמאמצים האלה עובדים. ברבעון הרביעי של השנה שעברה, 63% אישרו שהם אימצו הלך רוח של "א-סינכרוני כברירת מחדל". ו81% לפחות אימצו במידת מה את שעות הליבה לשיתוף פעולה(CCH) שהן חלונות זמן מוגדרים מראש, השמורים לשיתוף פעולה בפגישות סנכרוניות.
עובדים שעברו לסגנון עבודה א-סינכרוני יותר מדווחים שגישת Virtual First תרמה לשיפור בכמה מימדים:
• 72% מרגישים פרודוקטיביים יותר
• 80% מרגישים יעילים יותר
• 72% מרגישים שהם יכולים לאזן טוב יותר בין העבודה ולחיים האישיים
5. גמישות חשובה ביותר – הן לעובדים הנוכחיים והן לעובדים עתידיים
אנו יודעים כי אימוץ יום עבודה גמיש יהיה מרכיב חשוב בסביבת העבודה העתידית. יותר מתמיד, עובדים רוצים גמישות באופן ובשעות העבודה. אנחנו מזהים מגמה זאת כמגמה ברורה הן בקרב העובדים הנוכחיים והן בקרב העובדים הפוטנציאליים שלנו.
המעבר שלנו בדרופבוקס ל"א-סינכרוני כברירת מחדל", ושעות ליבה לפגישות, העניקו לעובדים את ההזדמנות להיפרד מלוחות הזמנים המסורתיים של 9-5. במקום זאת, הם יכולים כעת לתכנן את יום העבודה שלהם בצורה גמישה כך שיכלול פרק זמן ייעודי למיקוד, פגישות ולעבודה בעלת מאפיינים שונים בהתאם להעדפתם האישית.
Virtual First צוינה על ידי 90% מהמועמדים הפוטנציאליים שלנו לגיוס, כאחת הסיבות המרכזיות להגשת מועמדות לדרופבוקס.
אנחנו רואים גם עלייה מרשימה במספר הפניות ממועמדים, אנחנו מקבלים פי 1.7 יותר מועמדים לכל משרה פתוחה .
בכוונתנו להמשיך להיות חלוצים באיתור שיטות חדשות בסביבת עבודה מתקדמת, לשמור על "ראש פתוח" ולומד, ולהתאים את עצמנו למציאות לפי הצורך. נמשיך לשתף בהצלחות וגם בהחמצות שלנו לאורך הדרך.
