חשבון Google יכול להציג הודעת אחסון מלא גם כשב־Drive עצמו לא נראים הרבה קבצים. הסיבה פשוטה: מכסת האחסון משותפת ל־Google Drive, ל־Gmail ול־Google Photos, ולעיתים כוללת גם גיבויי WhatsApp ונתוני אפליקציות מוסתרים.
לפני שרוכשים חבילה גדולה יותר, כדאי לבדוק מה באמת תופס מקום. ברוב המקרים אפשר לפנות נפח משמעותי בלי למחוק מסמכים חשובים ובלי להוריד תוכנות צד שלישי.
שלב ראשון: לראות מי משתמש בנפח
פתחו את מנהל האחסון של Google One. הוא מרכז במקום אחד קבצים גדולים ב־Drive, הודעות עם קבצים מצורפים ב־Gmail, תמונות וסרטונים גדולים ב־Photos וגיבויים ישנים.
לפי הנחיות Google, האחסון משותף בין השירותים. לכן מחיקת כמה מסמכי Word קטנים לא תעזור אם עיקר הנפח נמצא בסרטוני Photos או בקובצי וידאו שנשלחו במייל.
איך למצוא את הקבצים הגדולים ב־Google Drive?
ב־Drive אפשר לפתוח את תצוגת האחסון ולמיין לפי גודל. בדקו במיוחד קובצי וידאו, גיבויים, קובצי ZIP וקבצים שנוצרו בידי אפליקציות חיצוניות.
- פתחו drive.google.com/drive/quota.
- מיינו לפי Storage used.
- ודאו שאתם מוחקים קובץ שבבעלותכם ולא קיצור דרך לקובץ משותף.
- לאחר המחיקה עברו לאשפה ורוקנו אותה רק אחרי שבדקתם שלא נמחק חומר חיוני.
קובץ שמישהו אחר שיתף אתכם אינו אמור לצרוך את המכסה שלכם כל עוד הבעלות נשארה אצלו. לעומת זאת, עותק שיצרתם או קובץ שהעליתם לתיקייה משותפת עשוי להיחשב כחלק מהאחסון שלכם.
פינוי מקום ב־Gmail
תיבות דואר ותיקות צוברות קבצים מצורפים גדולים. אפשר להשתמש בחיפוש של Gmail כדי לאתר אותם:
has:attachment larger:10Mלהצגת הודעות עם קבצים גדולים מ־10MB.older_than:2y larger:5Mלהצגת הודעות ישנות וגדולות.in:sent larger:10Mלבדיקת קבצים גדולים שנשלחו.
אל תמחקו לפי גודל בלבד. חשבוניות, חוזים והתכתבויות עסקיות עשויים להיות חייבים בשמירה. בארגון יש לבדוק גם מדיניות Retention, eDiscovery וגיבוי לפני מחיקה.
לאחר המחיקה יש לרוקן את האשפה ואת תיקיית הספאם. כל עוד ההודעות נמצאות שם, הן עשויות להמשיך לצרוך נפח עד למחיקה האוטומטית.
מה לבדוק ב־Google Photos?
סרטונים באיכות גבוהה הם לרוב הצרכנים הגדולים ביותר. במנהל האחסון אפשר לראות תמונות מטושטשות, צילומי מסך וסרטונים גדולים ולמחוק אותם בצורה מרוכזת.
לפני מחיקה המונית, הורידו עותק מקומי או השתמשו ב־Google Takeout אם מדובר בתמונות שאין להן גיבוי נוסף. סנכרון אינו תחליף לגיבוי: מחיקה מסונכרנת יכולה להיעלם מכל המכשירים המחוברים.
אל תשכחו גיבויי WhatsApp ומכשירים ישנים
גיבוי WhatsApp ב־Google עשוי לתפוס נפח משמעותי, במיוחד אם הוא כולל סרטונים. בדקו מתי נוצר הגיבוי האחרון ולאיזה מספר טלפון הוא שייך. אל תמחקו גיבוי פעיל לפני שאתם בטוחים שיש לכם דרך לשחזר את השיחות.
גיבויים של טלפונים שכבר אינם בשימוש ונתוני אפליקציות מוסתרים יכולים להופיע תחת Other storage. גם כאן כדאי לזהות את המקור ולא למחוק אוטומטית.
מחקתם ועדיין מופיע שהאחסון מלא?
עדכון המכסה אינו תמיד מיידי. Google מציינת שעיבוד השינוי עשוי להימשך עד 24 שעות. אם האשפה ריקה והנפח לא השתנה לאחר יממה, בדקו שוב את מנהל האחסון או פנו לתמיכת Google One אם יש לכם מנוי מתאים.
בדקו גם שאתם מחוברים לחשבון הנכון. בטלפון או בדפדפן קל לעבור בין חשבון אישי, חשבון עבודה וחשבון נוסף, ואז לנקות את החשבון הלא נכון.
ומה שונה בחשבון Google Workspace?
בארגון, האחסון עשוי להיות משותף לכל הדומיין או מוגבל לפי יחידה ומשתמש. מנהל המערכת יכול לראות דוחות שימוש, לקבוע מגבלות ולהעביר בעלות על קבצים של עובד שעזב.
משתמש עסקי לא צריך למחוק חומר ארגוני רק כדי לפנות מקום בלי לבדוק מדיניות. לעיתים הפתרון הוא העברת בעלות, ניקוי גרסאות ישנות, שימוש ב־Shared Drives או התאמת הרישוי.
סדר פעולות מומלץ
- בדקו את חלוקת האחסון ב־Google One.
- מיינו קבצי Drive לפי גודל.
- אתרו קבצים מצורפים גדולים ב־Gmail.
- עברו על סרטונים וגיבויים ב־Photos וב־WhatsApp.
- רוקנו אשפה רק לאחר אימות וגיבוי.
- המתינו עד 24 שעות לעדכון המכסה.
לקריאה נוספת: בדיקת מכשירים שמחוברים לחשבון Google ו־בדיקת אפליקציות בעלות גישה לחשבון.
קרדיט תמונה: תמונה: נוצרה באמצעות AI עבור מערכת ITPortal
