מייל שנמחק ב-Outlook לא תמיד נעלם מיד. לעיתים הוא נמצא בתיקיית פריטים שנמחקו, ולעיתים הוא נשמר לזמן מוגבל באזור שחזור נוסף של Exchange Online. האפשרות תלויה בסוג החשבון, במדיניות הארגון ובזמן שעבר — ולכן כדאי לפעול במהירות, בלי להבטיח שהשחזור תמיד יצליח.
שלב ראשון: לבדוק את פריטים שנמחקו
- פתחו את Outlook ועברו אל פריטים שנמחקו או Deleted Items.
- חפשו לפי שולח, נושא או תאריך.
- בחרו בהודעה והעבירו אותה לתיבת הדואר הנכנס או לתיקייה הרצויה.
אם ההודעה אינה שם, ייתכן שהיא נמחקה לצמיתות באמצעות Shift+Delete, שהתיקייה רוקנה, או שמדיניות אוטומטית הסירה אותה.
שלב שני: לפתוח את אזור השחזור
ב-Outlook החדש וב-Outlook באינטרנט פתחו את תיקיית פריטים שנמחקו ובחרו שחזור פריטים שנמחקו מתיקייה זו. ב-Outlook הקלאסי ל-Windows האפשרות מופיעה בדרך כלל בכרטיסיית בית בשם Recover Deleted Items From Server. בחרו את ההודעות הרצויות ולחצו על שחזור.
בחלק מהגרסאות ההודעה המשוחזרת חוזרת תחילה לתיקיית פריטים שנמחקו. במקרה כזה יש להעביר אותה משם לתיקייה הרצויה. ההנחיות הרשמיות והבדלים בין הגרסאות מפורטים בעמוד התמיכה של Microsoft.
כמה זמן ההודעה נשמרת?
בחשבונות עבודה או לימודים של Microsoft 365, Exchange Online שומר כברירת מחדל פריטים באזור השחזור למשך 14 ימים. מנהל המערכת יכול להגדיר תקופה של עד 30 ימים. מדיניות שמירה, Hold או גיבוי ארגוני עשויים לשנות את האפשרויות העומדות בפני מנהל המערכת, אך הם אינם קיימים בכל ארגון.
ב-Outlook.com לצרכנים חלים כללים אחרים, ובמסמכי Microsoft מופיעות תקופות של 30 יום במצבים מסוימים. לכן אין להסיק מהגדרת חשבון פרטי לגבי חשבון ארגוני, או להפך. Microsoft מפרטת את ברירת המחדל והגבול לחשבונות Exchange Online בתיעוד מנהלי המערכת.
אם ההודעה עדיין לא מופיעה
- פנו במהירות למנהל Microsoft 365 וציינו שולח, נושא, תאריך משוער ותיבת יעד.
- בקשו לבדוק את תקופת השמירה, מדיניות Retention ויכולות eDiscovery או Hold, אם הן הוגדרו מראש.
- אם מדובר בתיבה משותפת, ודאו שאתם מחפשים באזור השחזור של התיבה הנכונה.
- אל תפעילו כלי שחזור צד שלישי שמבקש סיסמה או הרשאות רחבות בלי בדיקת אבטחה.
אם תקופת השמירה חלפה, הפריט טוהר ואין מדיניות שמירה או גיבוי מתאים, ייתכן שלא יהיה ניתן לשחזר אותו. סל המחזור של Outlook הוא שכבת הגנה זמנית, לא תחליף לגיבוי ולמדיניות שמירה מתוכננת.
ומה לגבי Gmail?
ל-Gmail יש מנגנון וכללי זמן שונים. אם ההודעה נמחקה מחשבון Google, עברו למדריך שלנו על שחזור מיילים שנמחקו ב-Gmail ואל תיישמו עליו את שלבי Microsoft 365.
