העבודה נמצאת כעת בכל מקום: בבית, במשרד, בשדות תעופה, בבתי קפה ועוד. כדי להישאר מחוברים עם עמיתים ולקוחות, ללא קשר למיקום, צריך היום יותר מאי פעם לשלוט באומנות של שיתוף הפעולה ההיברידי. מארק בודן, המומחה הנודע לשפת גוף ולתקשורת וירטואלית,
שהשתתף באירוע Building Forward של זום, מציע 12 טיפים שיסייעו לכל ארגון להוציא את המקסימום מכל פגישה:
1. פצלו את התוכן לחתיכות קטנות
למשתתפי הפגישות וידאו יש שפע של הסחות דעת בהישג יד, כך שלשמור על הפוקוס שלהם יכול להיות קשה אפילו למארח\ת המנוסה ביותר. אחרי 15 עד 20 דקות, המעורבות פוחתת. זה לא בגלל שהם משועממים או לא אוהבים אותך, זה בגלל שהמוח שלהם תמיד מחפש משהו חדש. ואם לא נותנים להם את הדבר הזה, את המרקם הזה לפגישה, המצגת או השיחה, הם ילכו ויחפשו את זה במקום אחר. לכן צריך ליצור ׳רגעים קצרים׳, ׳נתחי תוכן׳ שמחזיקים את העניין של הקהל.
2. עודדו השתתפות פעילה
דבר אחד הוא לגרום לאנשים להשתתף בפגישה – לגרום להם להישאר מעורבים ונוכחים זה אתגר אחר לגמרי. צרו סביבה מסבירת פנים והעשירו את התוכן בחומרים ויזואליים מעוררים והזדמנויות למעורבות מתמשכת. פעולה זו תנער את האנשים מפסיביות ותעורר אותם להיות משתתפים פעילים במפגשים. המוח פשוט זקוק לשינוי משמעותי כדי לרצות לעסוק בחוויה מתמשכת.
3. שמרו על השיחה
קול חדש, גישה חדשה, פנים ורקע חדשים – ולו רק לכמה רגעים – עוזרים לגרום למשהו חדש ושונה לקרות. פגישות היברידיות יכולות לסבך את האלמנט החברתי שמגיע עם אינטראקציה פנים אל פנים מסורתית. על ידי הפיכת מצגת למעין שיחה, ניתן להחזיר את האלמנט החברתי הזה מבלי לאבד את הנוחות של סביבה היברידית. נסו למצוא פרטנר\ית שאיתם תוכלו ליצור אינטראקציה במהלך הפגישה, פתחו דיאלוג שעוזר לגרום לחוויה להרגיש לא פורמלית ונוחה.
אם לא נמצא\ת פרטנר\ית לשיחה, שנו מעט את הטונאליות וגובה הצליל, התייחסו למשהו פיזי שניתן להדגיש בסביבה שלכם, כדי ליצור תחושה של דיאלוג, או יצירה חדשה ומרעננת בשיחה.
4. יצירת קשר באמצעות קשר עין
קשר עין חיוני לכל חיבור, בין אם הוא נעשה פיזית או וירטואלית. אם אני מקבל קשר עין חזק ומתקרב אליכם, ואתם במקום בטוח כמו הבית שלכם, המוח מייצר חומר נוירוכימי שנקרא דופמין. זה הנוירוכימיקל של ציפייה חיובית ואופטימיות. כדי להקל על התחושה הזו, מומלץ להזיז את המצלמה לגובה העיניים, להישען קדימה ולהכניס את מחוות הגוף שלכם לתוך הפריים.
איך שומרים על קשר עין אם שאנו בעיצומם של תהליכים דוגמת רישום או קריאת הערות? הפתרון פשוט – פתחו שני מסכים נפרדים בשולחן העבודה, והציבו אותם זה לצד זה כדי שהעיניים שלכם יישארו בכיוון כללי אחד.
5. השתמשו ברקע שמראה מי אתם
רבים מאיתנו ימשיכו לעבוד מהבית בתפקיד כלשהו לאחר הקורונה – התייחסו לזה כאל הזדמנות לבנות קשרים על אינטרסים דומים, גם אם במובן וירטואלי. העיקרון הוא לתת להם לראות יותר: אותות, אייקונים, אלמנטים שעוזרים להם להבין מה אתם מעריכים.
בין אם אתם משתמשים ברקע וירטואלי או אמיתי, התאימו את הסביבה שלכם כך שתשקף את התשוקות ותחומי העניין שלכם, הצגת תמונות אישיות או אובייקטים אהובים. לדוגמה, בודן הציב תמונה של ילדיו בקדמת הסרטון שלו כדי להראות לקהל שלו קצת על חייו האישיים. עם התמונות החזותיות האלה, אתם מאפשרים למשתתפים לראות קצת יותר מי אתם בלי צורך לתקשר זאת מילולית.
6. וודאו שהאודיו ברור ויציב
לא צריך תאורה מקצועית או מצלמות כדי להפוך את הפגישה למרתקת, אבל צריך שמע איכותי. עם סאונד קטוע, הפגישה הופכת מיד ללא מעניינת לקהל. מיקרופון למחשב נייד לא תמיד מתאים ואמין, אז בדקו אם אפשר לשמוע אתכם בקלות, ואם הצליל שלכם חסר, הצטיידו במיקרופון חיצוני ואפרכסת, כמו גם בחיבור אינטרנט יציב כדי להגן על איכות הצליל. בנוסף, זה רעיון מצוין לבדוק את המיקרופון לפני תחילת השיחה.
כדי לתמוך בשמע, כדאי לשקול גם להוסיף תנועות ידיים רלוונטיות. אני מוסיף לצליל מה שאנו מכנים ׳מחוות שרביט׳ – המחוות שמובילות את התחושה של מה שאני אומר יחד עם קצב הדיבור שלי.
7. למדו להרגיש בנוח עם שתיקה
יכול להיות קשה לדעת מתי לדבר בפגישה היברידית, כיוון שאנו מפספסים רמזים עדינים רבים שקיימים באינטראקציות פנים אל פנים. זה אומר שאנחנו צריכים ללמוד להרגיש בנוח עם השתיקה. על ידי אימוץ השתיקה, נוצר מרחב בטוח עבור אחרים לספק הערות או שאלות, וכך ניתן לטפח דיאלוג מרתק יותר באופן כללי.
אל תפחדו מהשתיקה. לוקח זמן לאנשים לחשוב ולחזור עם תשובה. על ידי הקדשת זמן לתת לקהל להגיב, ניתן לגלות מה באמת קורה עם אנשים בכל העולם בזמן אמת – זה נס מודרני.
8. השתמשו במשאבים שלכם בחוכמה
עם עבודה היברידית, חשוב "לנהל סיכונים מול משאבים. אחד המשאבים הגדולים ביותר שלנו הוא שפת הגוף, שעלולה להיות מוטה אינסטינקטיבית כלפי מישהו. אם אתם במשרד, הישארו מודעים למתן יותר מדי מהמשאבים למשתתפים במשרד כדי שלא תסתכנו בבידוד של המשתתפים המרוחקים. פשוט הגדירו סביבה שמכבדת ומערבת יותר את הסביבה הוירטואלית – התחילו בהכנסת שלטים ותזכורות פיזיות להסתכל יותר במצלמה.
9. התאימו את הגינונים ואת הטון בהתאם
התאימו את הגינונים והטון שלכם כדי להבטיח שלא יישארו משתתפים מאחור. ניתן להנפיש את הפעולות שלכם כדי למשוך טוב יותר משתתפים מרוחקים, ובמקביל גם להרגיע את הטון בזמן שמדברים באופן אישי. דרך פשוטה לגרום לכל אחד מהצדדים להרגיש מעורבים יותר? אמרו את שמם. השתמשו בשם אם אתם יכולים, כי זה מעסיק את המוח שלו.
10. המשיכו לבצע צ'ק אין
ניתן לווסת פגישות על ידי מעקב אחר מחוות המצביעות על סנטימנט, שכן אלו עוזרות למשתתפים להביע את הצרכים שלהם ולתת להם מקום לקפוץ פנימה. אפשר גם להשתמש בטכנולוגיה לטובתכם כדי להמשיך להתייעץ עם המשתתפים. הטיפ: פשוט בקשו מאנשים להעלות מחשבות ושאלות בצ'אט.
11. הרחיבו את הרכיב הוויזואלי
הרכיב הוויזואלי הנכון הוא חיוני להצלחת פגישה היברידית. כאשר לפגישה יש רכיבים חזותיים באמצעות וידאו איכותי, זה יעבור הרבה יותר מהר וכולנו נבין זה את זה הרבה יותר טוב. אמנם אינכם יכול להכריח אנשים להפעיל את המצלמה, אבל אפשר להזכיר להם שהסביבה מרתקת ומכילה יותר עם הרכיב הויזואלי. טיפ נוסף: השתמשו במסך הגדול ביותר שניתן.
12. להיות סנגור\ית
למשתתפי הפגישה האישית יש תפקיד חדש בסביבה היברידית: ׳סנגור\ית׳. עם יותר מחסומים מול משתתפים מרוחקים, משתתפים באופן אישי יצטרכו לשמש כ׳סנגורים׳ שלהם בחדר. שמרו על האנשים האלה. בין אם אתם בוחרים מנחה ייעודי\ת או יוצרים תקדים לכל המשתתפים, היו מכוונים לערב משתתפים מרוחקים וציינו אותם בשמם במהלך השיחה כדי שהם ירגישו נוח לדבר.
