הודעת “האחסון מלא” ב־SharePoint Online אינה אומרת בהכרח שהפתרון הוא למחוק תיקיות מיד. לפני שמפנים מקום צריך להבין אם הבעיה נמצאת במאגר האחסון של הארגון, במכסה של אתר מסוים, בגרסאות קבצים או בסלי המחזור.
המדריך מיועד למנהלי Microsoft 365 ו־SharePoint. שמות המסכים עשויים להשתנות מעט בין ממשקים ורישיונות, והנתונים במרכז הניהול עשויים להתעדכן באיחור של 24 עד 48 שעות.
שלב 1: בדקו את האחסון הכולל
היכנסו אל SharePoint admin center ובחרו Active sites. בחלק העליון של המסך ניתן לראות את השימוש הכולל מתוך מאגר האחסון של הארגון. נפח המאגר נגזר מסוג הרישיונות ומהתוספות שנרכשו; העובדה שאתר SharePoint יכול לתמוך תיאורטית בנפח גדול אינה אומרת שהנפח הזה מוקצה לדייר שלכם.
ייצאו את רשימת האתרים או מיינו לפי עמודת האחסון. כך אפשר לזהות אם אתר אחד גדל במהירות או שמדובר בעלייה רוחבית. אל תשוו “משתמשים” ל“צפיות” ואל תניחו שיותר פעילות היא בהכרח סיבת הגידול: קובצי וידאו, גרסאות מרובות ותהליכים אוטומטיים עשויים להשפיע הרבה יותר.
שלב 2: בדקו אם האתר מנוהל אוטומטית או ידנית
SharePoint מאפשר ניהול מכסות אוטומטי או ידני. במצב אוטומטי אתרים משתמשים במאגר המשותף לפי הצורך. במצב ידני אפשר לקבוע מכסה לכל אתר. אתר שמגיע למכסה ידנית עלול להציג בעיות גם כשעדיין נותר מקום במאגר הארגוני.
- ב־Active sites בחרו את האתר הבעייתי.
- פתחו את הגדרות האחסון ובדקו את המכסה ואת השימוש.
- אם המכסה ידנית ונמוכה מדי, הגדילו אותה רק לאחר שבדקתם שיש מקום במאגר הכולל.
שלב 3: מצאו מה תופס מקום
באתר עצמו פתחו Site settings ואז Storage Metrics. המסך מציג ספריות, תיקיות וקבצים לפי נפח. התחילו מהפריטים הגדולים, אך אל תמחקו לפני שביררתם בעלות, מדיניות שימור ודרישות עסקיות.
שימו לב במיוחד לספריות מסמכים עם קבצי וידאו, חבילות התקנה, גיבויים שהועלו בטעות וקבצים עם היסטוריית גרסאות ארוכה. אם הצוות משתמש גם ב־OneDrive, מומלץ להכיר את אפשרויות שחזור קבצים והיסטוריית גרסאות ב־OneDrive לפני שינוי מדיניות רוחבי.
שלב 4: טפלו בהיסטוריית גרסאות בזהירות
גרסאות קודמות מעניקות יכולת שחזור, אך הן גם צורכות נפח. Microsoft מאפשרת להגדיר גבולות אוטומטיים או ידניים לגרסאות חדשות בספריות. גבול אוטומטי מתאים את השמירה לגיל ולפעילות; גבול ידני קובע מספר גרסאות או תקופת שמירה.
שינוי ההגדרה משפיע בדרך כלל על גרסאות חדשות. קיצוץ של גרסאות קיימות הוא פעולה נפרדת, ועלול להיות בלתי הפיך לאחר עיבוד. לפני פעולה כזו:
- בדקו מדיניות שימור, eDiscovery ודרישות רגולטוריות.
- נסו את ההגדרה באתר מצומצם ובדקו תוצאות.
- תעדו את נקודת החזרה והודיעו לבעלי התוכן.
- אל תציגו היסטוריית גרסאות כתחליף לגיבוי עצמאי.
שלב 5: רוקנו את סלי המחזור רק לאחר אימות
פריטים בסל המחזור של האתר עדיין נספרים במכסת האחסון של אוסף האתרים. קיימים סל מחזור למשתמש וסל מחזור שלב שני למנהלי האתר. מחיקה מהשלב הראשון בלבד עשויה להעביר את הפריט לשלב השני ולא לפנות מיד את כל הנפח.
רוקנו את הסלים רק לאחר שאישרתם שאין צורך בשחזור ושמדיניות השימור מאפשרת זאת. גם לאחר המחיקה, תצוגת השימוש במרכז הניהול עשויה להתעדכן באיחור.
שלב 6: מנעו את התקלה הבאה
- הגדירו התראות לפני שהמאגר מתקרב לקצה.
- קבעו בעלי אתר וסקירה תקופתית לאתרים גדולים.
- הגבילו העלאת קובצי גיבוי וחבילות התקנה לספריות ייעודיות.
- הגדירו מדיניות גרסאות שמתאימה לסיכון ולצרכים העסקיים.
- אם הצמיחה לגיטימית, שקלו רכישת נפח נוסף במקום מחיקה מסוכנת.
לפני שינוי רישוי או רכישת נפח, בדקו מה כולל כל מסלול במדריך Microsoft 365 Business Basic, Standard ו־Premium. נפח SharePoint והרשאות הניהול אינם זהים בכל תרחיש.
העיקרון המנחה: קודם מודדים, אחר כך מזהים בעלות ומדיניות, ורק אז מפנים מקום. מחיקה מהירה יכולה לפתור התראה — אבל גם למחוק שכבת שחזור חשובה.
צילום: Jakub Zerdzicki / Pexels. מקור התמונה.
מקורות מקצועיים: Microsoft Learn – Manage site storage limits; Microsoft Learn – Version history limits; Microsoft Support – Recycle Bin.
