קובץ PST מאפשר לשמור עותק מקומי של הודעות, תיקיות, אנשי קשר ויומן מ־Outlook. הוא שימושי לפני מעבר למחשב חדש, העברת תיבה או שמירת עותק נקודתי, אבל חשוב להבין: PST אינו תחליף מלא לגיבוי ארגוני של Microsoft 365.
לפני שמתחילים: New Outlook או Outlook הקלאסי?
Microsoft מאפשרת כיום יצוא גם ב־New Outlook וגם ב־Outlook הקלאסי, אך היכולות אינן זהות. ב־New Outlook אפשר לייצא קובץ PST דרך ההגדרות, אולם התמיכה באנשי קשר ובפריטי יומן בתוך PST עדיין מוגבלת. יבוא מלא של תיבה או יומן מקובץ PST דורש לפי Microsoft את Outlook הקלאסי.
אם אינכם בטוחים באיזו גרסה אתם משתמשים, בדקו אם מופיע מתג New Outlook בחלק העליון של החלון. במחשב ארגוני ייתכן שהמעבר בין הגרסאות מנוהל על ידי מנהל ה־IT.
איך לייצא PST ב־New Outlook
- פתחו את Outlook ובחרו Settings.
- עברו אל Files ואז אל Export.
- לחצו על Get started.
- בחרו את התיבה או את התיקיות שברצונכם לייצא.
- בחרו מיקום שמירה והמתינו לסיום התהליך.
בגרסה זו כדאי לוודא מראש שהמידע הנדרש לכם אכן נתמך. אם המטרה היא מעבר מלא הכולל דואר, אנשי קשר ויומן, Outlook הקלאסי עדיין מספק את התהליך המלא והברור יותר.
איך לייצא PST ב־Outlook הקלאסי
- פתחו את Outlook ובחרו File.
- בחרו Open & Export ולאחר מכן Import/Export.
- בחרו Export to a file ולחצו Next.
- בחרו Outlook Data File (.pst).
- סמנו את שם החשבון בראש העץ והפעילו Include subfolders.
- בחרו מיקום ושם לקובץ, הגדירו כיצד לטפל בפריטים כפולים ולחצו Finish.
- אפשר להוסיף סיסמה לקובץ, אך יש לשמור אותה במקום מאובטח. אובדן הסיסמה עלול למנוע גישה לקובץ.
הבדיקה החשובה שרבים מפספסים
במצב Cached Exchange Mode, Outlook עשוי לשמור במחשב רק חלק מהדואר. ברירת המחדל הנפוצה היא שנה אחת, ולכן יצוא מיידי עלול ליצור PST חלקי. לפני היצוא היכנסו להגדרות החשבון, פתחו את הגדרות הסנכרון והגדירו הורדת דואר ל־All. המתינו עד שהסנכרון הושלם ורק אז התחילו ביצוא.
Microsoft גם ממליצה לא ליצור את קובץ ה־PST ישירות בתוך תיקייה שמסתנכרנת עם OneDrive. אפשר לייצא תחילה לכונן מקומי סגור, לסגור את Outlook ורק לאחר מכן להעתיק עותק למיקום מאובטח. אל תעבדו על PST פתוח מתוך תיקיית ענן מסונכרנת.
מה נשמר ומה לא נשמר
ב־Outlook הקלאסי, היצוא מעתיק הודעות וקבצים מצורפים, אנשי קשר, יומן ומשימות כאשר מסמנים את החשבון ואת כל תיקיות המשנה. הפעולה אינה מוחקת את המידע המקורי מהתיבה.
לעומת זאת, PST אינו שומר כל רכיב של סביבת Outlook. לפי Microsoft, מאפייני תיקיות כגון הרשאות ותצוגות, כללי הודעות ורשימת שולחים חסומים אינם נכללים ביצוא. גם הגדרות אבטחה, מדיניות שמירה והרשאות Microsoft 365 אינן הופכות לחלק מהקובץ.
איך לשמור את הקובץ בצורה בטוחה
- שמרו לפחות שני עותקים במיקומים נפרדים.
- אל תשאירו PST עם מידע עסקי רגיש על שולחן העבודה או בדיסק נייד לא מוצפן.
- בדקו שהקובץ נפתח במחשב בדיקה לפני שמוחקים או משנים את התיבה המקורית.
- תעדו תאריך, שם תיבה והיקף היצוא כדי לדעת מה באמת נשמר.
- בארגון, בצעו יצוא רק בהתאם למדיניות שמירת המידע והפרטיות.
PST אינו גיבוי מלא ל־Microsoft 365
קובץ PST הוא עותק נקודתי שתלוי בסנכרון המקומי ובפעולה ידנית. הוא אינו שומר באופן רציף גרסאות, אינו מכסה בהכרח תיבות משותפות, OneDrive, SharePoint או Teams, ואינו מגן מפני כל תרחיש של מחיקה או שינוי. ארגון שצריך שחזור שיטתי צריך פתרון גיבוי ייעודי ומדיניות בדיקה, ולא רק יצוא מזדמן.
לפני בחירת רישוי או תהליך גיבוי, אפשר לעיין גם בהשוואה שלנו בין Microsoft 365 Business Basic, Standard ו־Premium. אם החשש הוא גישה לא מורשית לחשבון, התחילו גם בבדיקת פעילות הכניסה והמכשירים המחוברים לחשבון Microsoft.
מקור רשמי
השלבים והמגבלות במדריך מבוססים על מסמך התמיכה המעודכן של Microsoft ליצוא Outlook לקובץ PST.
תמונה: נוצרה באמצעות AI עבור מערכת ITPortal.
