תיבה משותפת ב־Microsoft 365 נועדה לשימוש של כמה עובדים דרך החשבונות האישיים שלהם — לא להתחברות ישירה עם כתובת התיבה וסיסמה. זו הנקודה החשובה ביותר כשמגדירים כתובת כמו info@, sales@ או support@ ורוצים לחסוך רישיון בלי לפגוע באבטחה.
תמונת המחשה: נוצרה באמצעות AI עבור ITPortal
האם אפשר לקבוע סיסמה לתיבה משותפת?
מבחינה טכנית, לכל תיבה משותפת יש אובייקט משתמש נלווה ב־Microsoft 365, אך Microsoft מבהירה שהסיסמה שלו נוצרת על ידי המערכת ואינה מיועדת לשימוש. ההמלצה הרשמית היא לחסום את הכניסה הישירה לחשבון הזה ולהשאיר אותה חסומה.
הגישה הנכונה מתבצעת באמצעות משתמש מורשה שכבר מחזיק תיבת Exchange Online ורישיון מתאים. מנהל המערכת מעניק לו הרשאות לתיבה המשותפת, והוא פותח אותה מתוך Outlook או Outlook on the web באמצעות הזהות האישית שלו. כך נשמרים MFA, מדיניות גישה מותנית ותיעוד של המשתמש שנכנס.
מתי תיבה משותפת אינה זקוקה לרישיון?
לפי Microsoft, תיבה משותפת יכולה לאחסן עד 50GB בלי רישיון נפרד. המשתמשים שניגשים אליה כן צריכים תיבת Exchange Online מורשית. רישיון נוסף נדרש, בין היתר, כאשר רוצים להגדיל את התיבה ל־100GB, להשתמש בארכיון מתקדם, להחיל Litigation Hold או להפעיל יכולות מתקדמות מסוימות של אבטחה ותאימות.
לכן, אם המטרה היא כתובת משותפת בסיסית למספר עובדים, אין בדרך כלל סיבה להפוך אותה לחשבון עם סיסמה רק כדי להיכנס אליה. אם אדם אחד בלבד צריך תיבה פרטית עם כניסה עצמאית, מדובר בדרך כלל בתיבת משתמש ולא בתיבה משותפת.
אילו הרשאות צריך להעניק?
- Full Access: מאפשר לפתוח את התיבה, לקרוא הודעות ולנהל פריטים. הרשאה זו לבדה אינה מאפשרת בהכרח לשלוח ממנה.
- Send As: ההודעה תיראה כאילו נשלחה מכתובת התיבה המשותפת.
- Send on Behalf: הנמען יראה שהעובד שלח בשם התיבה המשותפת.
ברוב התרחישים העסקיים שבהם העובד צריך גם לטפל בדואר וגם להשיב בשם info@ או support@, נהוג להעניק Full Access ובנפרד Send As. כדאי לתת הרשאות רק למי שזקוק להן ולבדוק אותן תקופתית.
איך פותחים תיבה משותפת ב־Outlook on the web?
- נכנסים ל־Outlook on the web עם החשבון האישי של העובד.
- כדי להציג את התיבה בקביעות, לוחצים לחיצה ימנית על Folders ובוחרים Add shared folder or mailbox.
- מקלידים את כתובת התיבה המשותפת ובוחרים אותה.
- כדי לפתוח אותה בחלון נפרד, בוחרים בתפריט החשבון Open another mailbox ומקלידים את הכתובת.
Microsoft מציינת שהפתיחה בחלון נפרד מאפשרת גם לקבל התראות על פריטים חדשים בתיבה. ב־Outlook החדש או הקלאסי, התיבה עשויה להופיע אוטומטית לאחר שמנהל המערכת הוסיף את המשתמש כחבר; אם לא, אפשר להוסיף אותה ידנית.
מה לבדוק אם התיבה לא נפתחת?
- שהמשתמש הוסף כחבר ושיש לו Full Access.
- שחלפו כמה דקות מאז שינוי ההרשאות וש־Outlook הופעל מחדש.
- שהמשתמש נכנס עם החשבון האישי שלו — לא עם כתובת התיבה המשותפת.
- שיש לו רישיון Exchange Online פעיל.
- אם צריך לשלוח דואר, שיש גם Send As או Send on Behalf.
נקודת אבטחה חשובה
כניסה ישירה באמצעות סיסמה משותפת מקשה לזהות מי ביצע פעולה, מעודדת שיתוף סיסמאות ועלולה לעקוף את בקרות הזהות האישיות. עדיף שכל עובד ייכנס עם החשבון שלו, עם MFA והרשאות מינימליות. בסביבות מנוהלות כדאי לעקוב גם אחרי כללי העברה, הרשאות שנוספו וכניסות חריגות.
למידע משלים אפשר לקרוא גם את המדריך שלנו על ההבדלים בין חבילות Microsoft 365 לעסקים ואת ההסבר על בדיקת מיקום הנתונים ב־Microsoft 365.
