הוספת לוח שנה חדר ישיבות באופיס 365

לוח שנה חדר ישיבות

אם אתם עדיין עושים שימוש בלוח שנה משותף על מנת לקבוע פגישות בחדרי ישיבות של החברה

הגיע הזמן שתדעו למיקרוסופט אופיס 365 יש פתרון הרבה יותר מתאים עבורכם.

משאבים או Resources  בשמו הלועזי הנו פתרון של החברה בדיוק לצורך

בלוח שנה משותף עבור חדרי ישיבות ו\או ציוד החברה.

ע"י יצירת משאב של חדר ישיבות Room  תוכלו בקלות לדעת מתי החדר ישבות פנוי

מתי נערכות שם פגישות ועם מי, עד מתי הפגישה ובמסייע לוחות הזמנים תוכלו אף להעזר ולדעת

מתי הזמן המתאים ביותר עבורכם ולשריין לכם את חדר הישיבות הרצוי.

את המשאב שתייצרו תוכלו מיד לערוך ולהוסיף פרטים כגון: מיקום פיזי, מספר טלפון, כתובת דואר

ועוד פרטים אחרים הנראים לכם כרלוונטיים עבור אותו משאב.

לוח שנה חדר ישיבות

תוכלו להגדיר כמה ימים קדימה ניתן לשריין חדר, מי האחראי על אותו חדר,

האם החדר זמין רק בשעות העבודה או גם מעבר לשעות הללו ועוד הגדרות רבות הקשורות לחדר ישבות שלכם.

אז איך מגדירים זאת?

ההגדרה עצמה די פשוטה, ראשית יש לבצע כניסה לממשק הניהול שלכם בענן של אופיס 365 כמנהלים בעלי הרשאות.

לאחר שבוצעה כניסה תוכלו לבחור ב Resources והוספת משאב חדש.

הוספת משאבים אופיס 365

לוח שנה חדר ישיבות

 

לאחר שבחרתם Resources והוספה יתקבל המסך הבא:

 

כאמור, זה המסך בו תוכלו לרשום את כל הפרטים כולל מתן כתובת דואר אלקטרוני למשאב שלכם.

לאחר שסיימתם את העריכה של חדר השיבות שלכם באופיס 365 תוכלו לפתוח את תוכנת Outllok

ונווט ללוח שנה וליצר פגישה חדשה.

כך תקבעו את מיקום הפגישה

במיקום הפגישה ב Location תוכלו לבחור את החדר שיצרתם.

אם אותו חדר או משאב פנוי הפגישה תרשם והחדר ישוריין עבורכם לאותה פגישה.

במידה והחדר אינו פנוי תתבקשו לבחור בלוח זמנים שונה שבו החדר פנוי לעריכת הפגישה.

 

אם ברצונכם לצפות בלוח שנה של חדר השיבות היישר מה Outlook שלכם

ולדעת מראש אילו פגישות נערכות באותו תאריך תוכלו לעשות זאת ע"י הוספת לוח שנה מתוך Room

 

 

פעולה זו תאפשר לכם לצפות בלוח שנה של חדר הישיבות שיצרתם לצד הלוח שנה שלכם ובכך להקל

על קביעת מועד הפגישה שלכם.

ניתן להוסיף משאבים נוספים שאינם חדרי ישבות.

לצורך העניין לחברה שלכם מספר מקרנים ניידים ואתם רוצים לדעת מי השאיל בפעם האחרונה את המקרן

ומתי עתיד לחזור המקרן למשרד לצורך השאלה חוזרת.

באותה דרך בדיוק תוכלו להקים משאב עבור כל ציוד אחר הקיים בארגון בו את מועסקים.

 

הערה:

ניתנת אופציה לעריכה מתקדמת יותר עבור המשאב המבוקש מתוך עריכתו דרך ה Exchange עצמו.

שם תהינה אפשרויות נוספות.

 

דילוג לתוכן