איך טיפול בהודעות דוא"ל (Archiving) מונע וימנע בעיות בטווח הארוך

הודעות דוא"ל במקום העבודה שלך יכולים להכיל כמות גדולה של מידע רגיש – של לקוחות, קבצים ותיקיות. טיפול וארכובם אולי לא נראה כמו הבחירה הברורה ביותר בהתחלה, במיוחד אם אתה חושב שאולי לא תצטרך אותם בעתיד, אבל כשזה מגיע לעסק אתה אף פעם לא יודע איך גישה קלה הודעות דוא"ל במקום העבודה שלך יכולים להכיל כמות גדולה של מידע רגיש – של לקוחות, קבצים ותיקיות. טיפול וארכובם אולי לא נראה כמו הבחירה הברורה ביותר בהתחלה, במיוחד אם אתה חושב שאולי לא תצטרך אותם בעתיד, אבל כשזה מגיע לעסק אתה אף פעם לא יודע איך גישה קלה ומהירה לדוא"ל עשויה להציל אותך ממבוכה ואו ליצור הזדמנות חדשה.
אם עדיין לא התחלתם בניהול וארכוב נושאי הדוא"ל , הנה כמה סיבות טובות למה צריך להתחיל:
המשכיות
ארגונים רבים בקנה, גדול ישתמשו באחסון לטווח ארוך של תקשורת הדואר האלקטרוני שלהם, מהסיבה הפשוטה שהם (דברי הדואר) יכולים להפוך לנכסים עסקיים אמיתיים. כאשר יש לך פתרון דואר אלקטרוני בארכיון, אתה יכול לגשת לרשומות הדואר האלקטרוני המלאה. גם אם שרתי הדואר שלך אינם זמינים.
ציות
בניהול עסק יש דרישות רגולטוריות אשר מכתיבות איך לתייק, לשמור, לארכב דברי דוא"ל אם העסק שלך מתאים לקטגוריה הזו (דרישה לשמר דברי דואר מסויימים לפרקי זמן מסויימים וכו') אתה צריך כמה כלים שיעזרו בנושאי ארכוב דברי הדוא"ל.
משפטי
אם במקרה של צורך בהוכחות משפטיות או ביקורת, ארכיון הדוא"ל יאפשר לך להיות בטוח שאתה נמצא בצד הבטוח של המתרס. כאשר כול רשומותיך , דברי דוא"ל שיכולים לשמש כראיה במקום מסודר ומוסכם.
אחסון
אין זה נדיר שמחשבים בודדים הופכים להיות עמוסים בדברי דוא"ל מה שהופך לאיטי ביותר את העבודה של הדואר האלקטרוני ובכלל של המחשב העמוס. על ידי שימוש במערכת ארכיון הדוא"ל, אתה יכול להמשיך לצפות לביצועים טובים מתמשכים של שרתי הדואר ולמיזער עלויות אחסון. בנוסף, אם שרת נכשל, עדיין ניתן לגשת להודעות.
שירותים נוספים לניהול דואר אלקטרוני יאפשר לעובדים לגשת להודעות דוא"ל שלהם באמצעות מכשירים ניידים, כגון מכשירי iPhone ו iPads עם. עם יכולות גישה לתיקיות אישיות כדי להפוך את ניהול הדואר האלקטרוני קל יותר, ולאפשר לאחסון של הודעות דוא"ל בלתי מוגבלות.
התמודדות עם דואר זבל
ארגונים מסוימים רואים כיצד חשבונות הדוא"ל שלהם הובאו לקיפאון באמצעות דואר זבל; על ידי סתימת התיבות במהירות, הם יכולים לגרום לשרתי Exchange להיכשל ולגרום לעצירת העסק .
עם קיבולות אחסון גדולות, חברות ארכיון הדוא"ל יכולות להתמודד עם כמויות גדולות של דואר זבל ולסנן אותו בצורה יעילה, ועל ידי כך נחסך זמן ומתח רבים.
עבודה בענן
אם תבחר בספק ארכיון הדוא"ל מבוסס ענן, תוכל לקבל שטחי דיסק ככול שתזדקק כדי לשמור דברי הדוא"ל. גם כאן באפשרות זו ניתן להיעזר בנתונים בקלות רבה, גם אם השרתים הפנימיים שלך או מחשבך נכשל.
מה זה אומר? זה אומר שאתה לא צריך לדאוג לאבד כל מידע חשוב, במקרה או בדרך אחרת, ויש לך גישה מלאה לארכיון של כל הדואר האלקטרוני. זה יכול להיות חיוני מאד לעסק – במיוחד במקרה של ביקורת והצורך לאושש מידע חיוני.
כל הכלים שלעיל, כמו גם ארכיון הדוא"ל מסופקים על ידי Mimecast בחבילה מהירה ופשוטה. זה לא משהו שאתה יכול להשיג עם ספקי דוא"ל חינם, כך שזה בהחלט שווה להסתכל לתוך כדי להתעדכן בקביעות ייעל את העסק שלך.

דילוג לתוכן